Kunden, die zu spät oder gar nicht zahlen, gefährden die Existenz einer Firma

Geschickt akquirieren, effizient arbeiten, termingerecht liefern – und dann auf unbezahlten Rechnungen sitzen bleiben. Immer öfter leiden KMU existenziell unter der sich verschlechternden Zahlungsmoral von Privat- und Firmenkunden. Daher betont Raoul Egeli, Präsident vom Schweizerischen Verband Creditreform und Fachmann für Credit- und Debitorenmanagement: „Die Beurteilung von Risiken, ist Chefsache und darf nur innerhalb klar definierter Grenzen delegiert werden.”

Sie befassen sich seit Jahren mit der Zahlungsmoral. Früher zahlten Schweizer Privatpersonen besser, heute durchschnittlich 11 Tage zu spät. Wie pünktlich zahlen Schweizer Unternehmen ihre Rechnungen?

Diese Frage wird oft gestellt. Fakt ist:  Das Zahlungsverhalten hat sich auch in diesem Bereich verschlechtert, und die Verschuldung steigt. Hier besteht Handlungsbedarf. Vor allem weil ein Grossteil davon hausgemachte Probleme sind. So geht oft Umsatz vor Sicherheit. Viele Firmen liefern Waren auf Kredit, ohne zu prüfen, ob ein Kunde bereits Zahlungsprobleme hat. Die Quittung folgt auf den Fuss: Mehr Verluste, weniger Liquidität. Und am Ende hat man eben selbst Probleme, den eigenen Zahlungsverpflichtungen pünktlich nachzukommen.

Wie hängt die schlechte Zahlungsmoral mit der Wirtschaftskrise zusammen?

Die schlechte Konjunktur verschärft sicher das Problem. Doch primär ist die Zahlungsmoral ein Gradmesser für die Qualität des Kreditmanagements in einem Land. Dabei spielen auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen eine Rolle. In der Schweiz muss beispielsweise ein Schuldner die von ihm verursachten Kosten oft nicht selber tragen. Sie bleiben am Gläubiger hängen.

Was sind die Konsequenzen?

Zahlungsverzug und Liquiditätsmangel machen die Beschaffung von Fremdkapital notwendig. Für KMU ist das in Zeiten der Rezession keine leichte Aufgabe. Viele Firmen stecken daher in einer Art Zwickmühle. Sie müssen den Umsatz halten. Doch da ist eine restriktive Kreditpolitik nicht gerade förderlich.

Wie sollten die Unternehmen reagieren?

Es gibt keine Patentrezepte. Erschwerend kommt hinzu, dass viele Firmen dieses Problem auf die lange Bank schieben, bis es allenfalls zu spät ist. Hier setzen wir als Gläubigerschutzorganisation an. Präventive Massnahmen wie Bonitätsauskünfte, strukturierte Kreditentscheide, Austausch von Zahlungserfahrungen und ein straffes Debitorenmanagement helfen, den richtigen Mix aus Rentabilität und Sicherheit zu finden.

Sie haben ein Handbuch zum Credit- und Debitorenmanagement, kurz CDM, herausgegeben. Inwiefern steht CDM im Clinch zwischen Verkaufsabteilung, die den Absatz mit attraktiven Zahlungskonditionen ankurbeln will und der Finanzabteilung, die um die ausstehenden Gelder bangt?

Der Umgang mit Risiken gehört zum unternehmerischen Alltag. Doch müssen diese Risiken der Risikotragfähigkeit einer Firma angepasst sein. Konkret muss sich ein Unternehmer fragen, wie hohe Verluste er im schlimmsten Fall verkraften kann. Der CDM-Verantwortliche muss verschiedene Bereichsinteressen unter einen Hut bringen. Sein Ziel ist dann erreicht, wenn am Ende der Wertschöpfungskette das Geld dem Unternehmen auch wirklich zufliesst. Dazu muss er die Verkaufsabteilung für das Gesamtwohl des Unternehmens sensibilisieren. Zentral ist dabei die Frage, wie man rechtzeitig rentable von unrentablen Kunden zu unterscheiden vermag.

Sie beraten Firmen, wie sie Zahlungsausfälle verhindern können. Welche Hauptaspekte müssen Firmen beachten?

Das Credit- und Debitorenmanagement ist keine isolierte Aufgabe der Buchhaltung. Vielmehr umfasst es alle Phasen der Wertschöpfungskette; also von der Akquisition über die Prävention bis hin zum Inkasso. Alle Firmenbereiche – egal ob Geschäftsleitung, Verkauf oder Finanzen – müssen dabei integriert werden. Gerade KMU unterschätzen oft die Bedeutung von CDM. Sie zählen es nicht zu ihren Kernaufgaben. Dazu kommt die Angst vor dem administrativen Mehraufwand. Die Folgen sind ein unstrukturiertes Vorgehen und Entscheide aus dem Bauch heraus. Kommt noch Zeitdruck dazu, geht die Vorsicht meistens ganz flöten.

Wie sollte idealerweise gehandelt werden?

Der erste Schritt muss im Kopf passieren. Sichere Geschäfte brauchen eine solide Basis. Eine Firma muss im Voraus wissen, mit wem sie es zu tun hat. Das ist auch Voraussetzung für risikoangepasste Auskunftsprodukte. Weiter ist eine effiziente Organisation nötig. Interne Abläufe und Kompetenzen müssen klar geregelt werden. Viele Fehler passieren durch simple Missverständnisse, etwa Mehrfacherfassungen in der Kundendatei. Und schliesslich geht es darum, angedrohte Konsequenzen auch durchzusetzen, beispielsweise mit Lieferstopps bei Nichtzahlung.

Ist CDM im KMU Chefsache?

Ja, denn Kunden, die zu spät oder gar nicht zahlen, gefährden die Existenz einer Firma. Ganz besonders gilt das für junge Firmen. Rund die Hälfte aller Konkurse betreffen Firmen die jünger als fünf Jahre sind. Das sind nicht nur statistische Werte, dahinter stehen persönliche Schicksale. Zudem stehen Arbeits- und Ausbildungsplätze auf dem Spiel. Aber auch alteingesessene Firmen sind nicht gefeit vor dem finanziellen Kollaps. Kommt hinzu, dass die meisten Debitorenverluste bei Stammkunden anfallen. Oft glaubt man den Kunden gut zu kennen und übersieht Anzeichen einer drohenden Insolvenz oder ignoriert diese Warnsignale gar aus falscher Höflichkeit. Die Beurteilung von Risiken, ob bei Kunden oder Geschäftspartnern, ist also Chefsache und darf nicht oder nur innerhalb klar definierter Grenzen delegiert werden.

Mögliche Debitorenverluste können doch auch mit mehr Umsatz wett gemacht werden.

Allermeistens leider nicht. Wäre es so einfach, müsste man sich fragen, warum die Mehrumsätze nicht schon vorher realisiert wurden. Geht man von einer Umsatzrentabilität von 5% aus, braucht es für die Kompensation eines Debitorenverlusts von CHF 20’000.-, einen Mehrumsatz von CHF 400’000.-. Das aber bleibt ein Wunschgedanke.

Mit welchen Massnahmen können Zahlungsausfälle bereits bei der Auftragsakquisition vermieden werden?

Der erste Schritt ist die korrekte Identifikation des Kunden. Damit lassen sich Fehlbeurteilungen vermeiden. So kann man beispielsweise ohne korrekte Adresse nicht prüfen, wer zeichnungsberechtigt ist. Der zweite Schritt ist die Kundensegmentierung. Ein Grosskunde – ein sogenannter A-Kunde – birgt für das KMU ein grösseres Risiko als ein kleiner C-Kunde. Entsprechend muss die Bonitätsprüfung beim A-Kunden auch intensiver ausfallen, beziehungsweise eine höhere Prognosefähigkeit aufweisen.

Eine weitere hilfreiche Massnahme ist der Austausch von Zahlungserfahrungen. So wie es unsere Mitglieder bei der Creditreform machen. Diese Form des genossenschaftlich organisierten Selbstschutzes ist auch für KMU effizient; und das bei relativ geringem Aufwand. Mit den heutigen technischen Möglichkeiten lassen sich Bonitätsinformationen direkt ins Customer Relations Management einbinden. Ergänzt werden diese Massnahmen durch ein Monitoring.

Eine wichtige Massnahme ist die Prävention, auch Creditmanagement genannt. Was ist darunter zu verstehen?

Unter Creditmanagement versteht man die Bewirtschaftung von Kreditlimiten, also Erstberechnung und Verwaltung von Krediten über die ganze Dauer der Kundenbeziehung. Dazu gehört  das Festlegen von realistischen Zahlungsmodalitäten. Kunden mit zweifelhafter Bonität dürfen gar nicht erst auf Rechnung beliefert werden. In diesen Fällen braucht es Sicherheiten wie Akontozahlungen oder Garantien. Ein erfolgreiches Creditmanagement verhindert keine Geschäfte, sondern macht sie erst kalkulierbar.

Ist die Ware beim Kunden oder die Dienstleistung erbracht, liegt das Kreditrisiko beim Verkäufer. Warum kann ein KMU nicht gleich generell zur sofortigen Bar-/Debitkarten-Zahlung übergehen?

Der Kunde ist König. Er schenkt dem Anbieter sein Vertrauen. Auch wenn die Welt immer anonymer wird: Geschäfte bleiben ein People-Business. Aber dennoch gilt “Vertrauen ist gut, Kontrolle besser”. Darüber hinaus gibt es auch Geschäftsbeziehungen, in denen die Barzahlungsbasis gar nicht funktioniert . Oder können sie sich vorstellen, das Heizöl direkt nach dem Tankvorgang zu bezahlen? Die Gewährung von Lieferantenkrediten ist also in vielen Branchen fester Bestandteil der Konditionenpolitik. Kommt dazu, dass der Kunde heute zwischen vielen Anbietern wählen kann.

Von der Rechnungsstellung bis zur 2. Mahnung vergehen oft gut und gerne 120 Tage. Eine lange Frist, die mitunter existenzbedrohende Liquiditätsengpässe schaffen kann. Was halten Sie von der Verkürzung der Zahlungsfristen von 30 auf 10 Tage?

>Mit dieser einfachen Massnahme sichert man sich lebenswichtige Liquidität. Je weniger Zeit zwischen Rechnungsstellung und Mahnung verstreicht, desto grösser ist erfahrungsgemäss die Chance, doch noch zum Geld zu kommen. Die Praxis zeigt, dass die Einführung eines strafferen Mahnwesens in der Regel keine Probleme macht. Dem Kunden wird im Gegenteil signalisiert, dass man nicht nur die Leistungserbringung, sondern auch die administrativen Abläufe bestens im Griff hat. Das verschafft Respekt. Und es hilft auch, Beanstandungen effizient zu bearbeiten, was ganz im Interesse der Kunden liegt. Denn der Grossteil der Reklamationen steht im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung.

Ab welchen Umsatzgrössen lohnt sich der Zuzug eines Inkassobüros?

Die Unternehmensgrösse spielt eigentlich keine Rolle. Wir betreuen kleine Handwerksbetriebe genauso wie grosse nationale und internationale Unternehmen. Die Frage lautet vielmehr: Habe ich als Unternehmer überhaupt Zeit und Interesse, mir das nötige Spezialwissen im Bereich des Schuldbetreibungs- und Konkursgesetzes selbst anzueignen? In einfachen Fällen ist das wohl kein Problem, doch meist sieht die Praxis anders aus. Entweder sind die Fälle kompliziert oder die Forderungen zu klein, als dass sich der Aufwand überhaupt lohnt. Daher werden in der Schweiz durch Abschreibungen von Forderungen die Gewinne enorm vermindert. Ein Outsourcing kann helfen, Verluste wirksam zu minimieren.

Welche Vorteile bietet der Beizug eines Inkassobüros für das KMU?

Die Vorteile liegen auf der Hand: Neben dem professionellen Knowhow – dazu gehört auch leistungsfähige Software – wird der Druck auf säumige Zahler erhöht. Oft genügt schon ein Hinweis auf dem Mahnschreiben, dass man mit einem Inkassopartner zusammenarbeitet, um Schuldnern Beine zu machen. Wer will schon einen Negativeintrag in einer Bonitätsdatenbank riskieren? Schliesslich sind die meisten Kunden darauf angewiesen, auch künftig Waren oder Dienstleistungen gegen Rechnung zu beziehen.

Das klingt ziemlich furchteinflössend…

Keine Angst: Ein seriöses Inkassobüro sieht sich in erster Linie als Vermittler zwischen Gläubiger und Schuldner. Ziel bleibt es immer, den Schuldner als Kunden zu erhalten. Bezüglich Kosten müssen Aufwand und Ertrag angeschaut werden. Gerade KMU stehen personell häufig in einer angespannten Situation. Oft ist es der Unternehmer selbst oder seine Frau, die das Debitorenmanagment erledigen. Hier bringt ein Outsourcing nicht nur eine bessere Liquidität, sondern schafft auch Freiräume für die unternehmerischen Kernaufgaben wie laufende Geschäfte, Offerten, Entwicklung etc. Darüber hinaus können unnötige Emotionen im Umgang mit schlechten Zahlern vermieden werden. Unter dem Strich sparen KMU somit nicht nur Geld, sondern auch Zeit.

Quelle: KMU Portal. URL: http://www.kmu.admin.ch/aktuell/00524/01370/01586/index.html?lang=de. letzer Abruf: 15.11.2011