Verpflegungspauschale und den Vorsteuerabzug optimal nutzen

Außendienstmitarbeiter kennen die Problematik der steuerlichen Behandlung der Verpflegungspauschale. Solange sich der Außendienst auf den Heimatort bezieht, spielen die Reisekosten keine große Rolle. Wie gestaltet sich aber die Verpflegungspauschale inklusive Vorsteuerabzug bei Außendienstmitarbeitern die überregional oder gar im Ausland beruflich im Einsatz sind. Für diese Berufsgruppe sieht der Gesetzgeber eine Verpflegungsmehraufwandspauschale, auch Spesen genannt vor.

Verpflegungspauschale
Verpflegungspauschale

Im folgenden Beitrag finden Sie eine Übersicht mit allen wichtigen Eckdaten zur Spesenerfassung in den Reisekosten. Weiterführende Tipps zur steuerlichen Erfassung bspw. in dem von mir verwendeten BüroEasy Programm gibt es auf die-fakturierung.de

Was versteht man unter einem Verpflegungsmehraufwand?

Dieser Aufwand beinhaltet die zusätzlichen Kosten eines Außendienstmitarbeiters, der sich aus beruflichen Gründen regelmäßig außerhalb seines Wohn- und Arbeitsbereiches aufhält und daher eine kostengünstige Verpflegung im Hause nicht gewährleistet ist. Allgemein bezeichnet man die Pauschalbeträge als Tagegeld. Der für die Berufsausübung nötige Mehraufwand kann unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich als Betriebsausgabe (§ 4 Abs.5 Satz 1 Nr. 5 EStG9) oder Werbungskosten (§ 9 Absatz 4a EStG) geltend gemacht werden.
Darüber hinaus werden die Kosten für eventuelle Übernachtungen und sonstige Aufwendungen bezüglich einer Dienstreise in den gesonderten Reisekosten erfasst.

Wie setzt sich die Verpflegungspauschale zusammen?

Der steuerliche Verpflegungsmehraufwand ist geschäftlich oder beruflich nur steuerlich absetzbar, wenn dafür ein Anlass besteht. Die steuerliche Ermittlung für diesen Mehraufwand wäre sehr aufwendig, aus diesem Grunde gibt es dafür die Pauschalbeträge. Für die unterschiedlichen Länder und unterschiedlich lange Abwesenheit des Mitarbeiters gibt es daher jeweils den Verpflegungspauschbetrag, den Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand sowie die Verpflegungspauschale.
Selbst bei nachweisbar höheren Kosten ist der Pauschbetrag zwingend anzusetzen, da nur die Pauschbeträge hier Anwendung finden. Allerdings kann die Vorsteuer bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern über die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.

Unterschiede  im In- und Ausland

Im Ausland gelten Pauschalen, die in der Regel über den Inlandspauschalen liegen. Bis Ende 2013 werden für eine Dienstreise folgende Beträge pro Kalendertag angesetzt:

  • 24 EUR bei Abwesenheit von 24 Stunden
  • 12 EUR bei Abwesenheit unter 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden
  • 6 EUR bei Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden

Entscheidend ist die Dauer der Abwesenheit von der Arbeitsstätte und dem Wohnort.
Bei mehreren Dienstreisen an einem Kalendertag können die Zeiten der Abwesenheit für diesen Kalendertag zusammengerechnet werden.
Handelt es sich hier beruflich um eine Einsatzwechseltätigkeit, bei der der Arbeitnehmer zu keiner regelmäßigen Arbeitsstätte zählt, gilt hier lediglich die Abwesenheitsdauer der Wohnung. Die steuerliche Regelung der Einsatzwechseltätigkeit findet keine Anwendung bei einem dauerhaften Einsatz von mehr als drei Monaten am selben Arbeitsort.
Bei einer Tätigkeit am Tage nach 16:00 und einer Beendigung vor 8:00 am Morgen des nächsten Tages ohne Übernachtung, wird die gesamte Abwesenheitsdauer dem Kalendertag zugerechnet.

Neue Tagessätze gelten ab dem 01.Januar 2014 für mehrtägige auswärtige Tätigkeiten:
Für eine Abwesenheitsdauer von 24 Stunden vom Wohnort bekommt der Mitarbeiter 24 EUR.
Eine Mindestabwesenheitszeit ist nicht erforderlich, wenn der Mitarbeiter lediglich nur von einem auf dem anderen Tag außerhalb übernachtet, hierfür gibt es 12 EUR. Für eintägige Tätigkeiten außerhalb des Wohnortes ohne Übernachtung aber mehr als 8 Stunden von der Arbeitsstätte und Wohnort entfernt, erhält der Mitarbeiter 12 EUR. Für Dienstreisen im Ausland sind die vom Zielland abhängigen Pauschalen maßgebend (vgl. hier). Für nicht steuerlich erfasste Länder gelten die Beträge für Luxemburg.

Neue Verwaltungsanweisung zum Vorsteuerabzug bei Reisekosten:
Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug ist die Transparenz des Unternehmers als Empfänger der Übernachtungsleistungen. Auch die Rechnung mit der Umsatzsteuer muss gesondert auf den Namen des Unternehmers lauten. Eine Ausnahme gibt es hier bei Kleinbeträgen bis 200 EUR, in der kein Rechnungsempfänger oder Leistungsempfänger angegeben ist. Hier kann der Vorsteuerabzug auch ohne Nennung des Leistungsempfängers geltend gemacht werden.

Änderungen der letzten Jahre

Seit dem Jahre 2011 gibt es Änderungen in den Lohnsteuerrichtlinien. Eine Übernachtung mit Frühstück muss nicht mehr zwingend vom Arbeitgeber gebucht werden. Die Übernachtungsbuchung kann jetzt auch vom Mitarbeiter erfolgen. Bei Auswärtstätigkeiten bis zu einem Wert von 40 EUR je Mahlzeit wird von einer Gewährung des Arbeitgebers ausgegangen, wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber ersetzt werden und die Rechnungsanschrift den Auftraggeber beinhaltet. Diese Regelung gilt rückwirkend ab dem 01.Januar 2010. Anwendbar sind diese Pauschalbeträge nicht für den Mitarbeiter, wenn der Arbeitgeber die Kosten für Verpflegungsmehraufwand oder die Übernachtungskosten in keinem Fall übernimmt. So können die Reisekosten von dem Mitarbeiter als Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend gemacht werden. Erforderlich ist lediglich der Nachweis der Beläge.