Umgang mit unbekannten Anrufern

Da es im ursprünglichen Ansatz von Zahlungspraxis.de auch darum ging, Tipps & Tricks für den Geschäftsalltag zu geben, bzw. Fragen zu stellen, wie man mit bestimmten Business-Situation umgehen sollte, hier mal wieder ein Beitrag aus dieser Sparte: der unbekannte Anrufer / ‘Nachfrager’ am Arbeitsplatz.

Eine der häufigsten Ursachen für eine Arbeitsunterbrechung für den gemeinen Freelancer sind zuweilen Anrufe, die  leider allzu oft nicht von Kunden, sondern von irgendwelchen Verkäufern, ‘Premium-Eintrags-Disponenten‘ – You name it – kommen. Aber auch Anrufe von Mitbewerbern bzw. Unbekannten, die einem gefühlt aushorchen und somit das Gefühl von Social Engineering vermitteln sind leider keine Seltenheit.

So auch die Tage wieder, ein Anruf mit sinngemäß dem folgenden Inhalt:

a| “Hier ist Firma XY, [aus der gleichen Branche] und wir haben eine Kundenanfrage für Dienstleistung X. [Erläuterungen] Und was würde denn so etwas bei Ihnen kosten?”

b| Ich: “Nun ja, das hängt von folgenden Faktoren ab [Erläuterungen]… zum Preis von X.”

c| “Ja, das klingt schon mal gut. Dann danke ich Ihnen recht herzlich!”

Zeile c| sollte man, so meine persönliche Erfahrungen nach mehren Jahren in der Selbständigkeit, nicht ohne Weiteres, zumal noch einem Mitbewerber, den man ggf. auch Konkurrenten nennen könnte, herausgeben. Leider ist man als Übersetzer, bzw. allgemein Selbständiger im eigenen Büro / als Einzelkämpfer zuweilen dazu geneigt, auf Gespräche, die jenseits von der Verkauf-mir-eine-Anzeige-Mentalität sind, doch mal einzugehen und ggf. die eine oder andere Info rauszugeben, die man hätte unter Umständen für sich behalten sollen.

Handlungsanweisung Telefonat

Telefon und Notebook - Arbeitsplatz

Telefon am Arbeitsplatz

Nun gut, dies sollte an der Stelle auch mehr oder weniger eine Memo zum Umgang mit ‘unbekannten Anrufern‘ am Arbeitsplatz sein, um beim nächsten Mal sein Wording ein wenig anzupassen. Die Balance zwischen servicelastiger Beratung am Telefon und dem Ausplaudern von zu vielen Hintergrundinformationen kann manchmal schwierig sein. Deshalb sollte hier ein paar subjektive Kurz-Tipps:

  • immer freundlich bleiben am Telefon
  • auf Fragen antworten, aber nicht ‘plaudern’
  • Name / Firma erfragen, falls nicht genannt
  • Vor Gesprächsabschluss ‘Action’ (Handlung) festlegen

zum Punkt 2: Selbstverständlich sollte man sich nicht zu bedeckt halten, aber alles in Maßen, so dass man auf das Gefragte eingeht.

zum Punkt 3: Es passiert leider allzu häufig: Ein Gespräch, ausführliche Erläuterungen, Gesprächsabschluss – und am Ende weiß man gar nicht mit wem an es zu tun hatte. Ergo, es ist nicht unhöflich nachzufragen und (sehr wichtig) am besten den Namen notieren, sonst ist dieser am Ende womöglich irgendwo abhanden gekommen.

zum Punkt 4: Nichts ist schlimmer als etwas ‘Unvollendetes’. So kann ein ‘nettes’ Kundengespräch ins Leere führe, wenn am Ende keine klaren Handlungsaufforderungen gemacht wurden.

Fazit

Ich hoffe an dieser Stelle dem einen oder anderen einen kleinen Tipp zum Umgang mit unbekannten Anrufen, bzw. allgemein zum Wording / Verhalten am Telefon gegeben zu haben.

Lassen Sie sich von Telefonanrufen nicht von der Arbeit abhalten und führen Sie Kunden-/Telefongespräche immer gezielt / mit dem selbst formulierten Handlungsziel im Hinterkopf, so dass Sie nichts ‘ausplaudern’, aber der Kunde sich dennoch gut beraten fühlt und den nächsten Schritt – die schriftliche oder persönliche Kontaktaufnahme sucht.

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