Tipps für Selbständige und Freiberufler

Um als Selbständiger oder Freiberufler erfolgreich geschäftlich tätig zu sein hat in erster Linie die Qualität der angebotenen Dienstleistungoder der Produkte für das langfristigen Bestehen und Wachstum die oberste Priorität. Dennoch gibt es bestimmte Regeln und Best-Practices im Geschäftsumgang, die ebenfalls zum Erfolg beitragen. In diesem Artikel werde ich meine persönlichen Faktoren und Tipps zu erfolgreichen Geschäftsbeziehungen darstellen. Diese sollen unter der Prämisse der Zahlungspraxis beleuchtet werden, also welche Geschäftspraktiken dienen einer positiven Zahlungsmoral von Auftraggebern und tragen zum Geschäftserfolg bei. Die aufgeführten Punkte sind subjektiv und stellen keinen allumfassenden Überblick dar, dennoch sind sie aus meiner Sicht überaus wichtig, um langfristig am Markt Erfolg zu haben und um Zahlungsausfällen in einem gewissen Rahmen vorzubeugen.

1. Professionalität – Formalität

Der erste Punkt bezieht sich auf die Art der Geschäftsbeziehung. Wenn man eine Anfrage für die Ausführung einer Dienstleistung und die Erstellung eines Kostenvoranschlags / Angebots erhält, sollte die Angebotslegung bestimmten Kriterien genügen. Das heißt, das Angebot sollte nicht unbedingt als Fließtext im Rahmen einer E-Mail zugeschickt werden. Wichtig ist, dass formelle Richtlinien beachtet werden und keinesfalls informell kommuniziert wird. Dies impliziert für bestimmte Klienten fehlende Professionalität und kann unter Umständen ausgenutzt werden. Mit einem klaren und strukturierten Angebot signalisiert man eindeutig, dass die angebotene Leistung keine 08-15 Dienstleitung / Produkt ist, sondern qualitativen Kriterien genügt. (was natürlich bei Auftragserteilung, dann auch entsprechend umgesetzt werden muss). Dennoch ist  es meiner Meinung nach den Aufwand wert, immer eine Art Vorlage für ein Angebot parat zu haben, um nicht bei jeder neuen Anfrage bei Null zu beginnen.

Was heißt das in der Praxis?

Erstens, die Anrede, auch wenn sich zum Teil Praktiken aus dem anglophonen Ländern durchsetzen, wie etwa “Hi” und “Hallo” + Vorname, gehört es für die meisten deutschen Unternehmen nach wie vor zum guten Ton nicht auf die Floskel “Sehr geehrte Damen und Herren” bzw. persönliche Ansprache “Sehr geehrter Herr” / “Sehr geehrte Frau” zu verzichten.
Zweitens, das Layout – der formelle Aufbau von Anschreiben. Hier sollten eigene Vorlagen verwendet werden, um dem Geschäftspartner  und Kunden ein professionelles Auftreten zu vermitteln. Am besten lässt sich dies am Beispiel der Angebotslegung erläutern. Ich selbst verwende dazu jeweils Überschriften für die einzelnen Angebotspunkte: Bezeichnung (bei Übersetzungen – Name des Dokuments), Datum der Anfrage, Lieferdatum, Positionen (bei mehreren Posten), Preis und Bemerkungen. Wichtig dabei ist eine klare Strukturierung dieser Punkte, also jeweils mit eingefügten Absätzen und wenn möglich fett hervorgehoben – Vorlagen und Beispiele lassen sich bequem googlen oder sind in den Word Vorlagen enthalten. Damit erhält der Kostenvoranschlag eine nachvollziehbare Gliederung und Struktur, was von Kunden erfahrungsgemäß geschätzt wird und Professionalität signalisiert.

Drittens, die E-Mail Signatur. Ein für mich persönlich wichtiger Punkt ist die Angabe am Ende einer E-Mail, zu den W-Fragen – Wer? Was? Wo? Im privaten Bereich ist das Hinzufügen von Kontaktdaten weniger verbreitet, im geschäftlichen Kontakt aber besonders wichtig. Wenn ich eine Anfrage erhalte und nicht genau weiß wer  hinter einem Namen steckt, wo die Firma Ihren Sitz hat und keine Telefonnummer vorhanden ist, dann zeigt das nicht nur fehlende Professionalität, sondern erhebt auch den Eindruck, dass es etwas zu verbergen gibt – was natürlich nicht zwangsläufig der Fall sein muss, aber Kontaktdaten sollten im Geschäftsumgang kein Geheimnis sein. Ordentliche Geschäftskontakte benötigen Vertrauen und dazu sind die Kontaktdaten das Minimum an Vertrauen, dass man austauschen sollte. Neben den Adress- und Kontaktdaten, sind Ergänzungen zur Dienstleistungen (Was verkaufe ich?) und ggf. eine  Hinweis zur Vertraulichkeit (…Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen…) weitere Pluspunkte.

2. Zahlungsfristen

Ein Punkt der sicherlich selbstverständlich erscheint, aber dennoch in diesem Überblick nicht fehlen darf, ist das Setzen von Zahlungsfristen / Zahlungszielen. Diese sollten bereits bei der Erstellung von Angeboten mit angegeben werden und nicht zu lang gesetzt werden. In Einzelfällen, bspw. bei Unternehmen mit monatlichen Zahlungsläufen, nur zu einem bestimmten Datum , können gesonderte Vereinbarungen getroffen werden. Dennoch sollte immer auf die eigenen Zahlungsfristen verwiesen werden, denn man selbst, mit seiner eigenen Dienstleistung oder seinem Produkt,  bestimmt in gewisser Weise die Regeln für sein Angebot – wie wäre es, wenn man Amazon oder einem beliebigen Anbieter  seine selbst gesetzte Fristen vorlegen würde? Ein anschauliches Beispiel für Zahlungsfristen ist Amazon.de. Eine Zahlung per Rechnung ist bei diesem Anbieter nicht möglich, sondern nur gegen Vorkasse und per Kreditkarte. Dank seiner Marktstellung kann sich Amazon dies erlauben, in anderen Fällen wäre das Nicht-Anbieten eines “Kaufs per Rechnung” durchaus ein KO-Kritierum für einen Händler oder Dienstleister. Dennoch sollte man selbst die Regeln festlegen, bzw. mit dem Geschäftspartner Fristen vorab festlegen, damit es im Nachhinein zu keinen bösen Überraschungen kommt, wenn bspw. das Zahlungsziel des Kunden 90 Tage+ beträgt.

3. Online Präsenz

Eine eigene Internetseite ist heutzutage keine Rocket Science mehr. Man muss kein IT Experte sein, um eine eigene Homepage zu erstellen und selbst aus professioneller Hand gibt unzählige Angebote auf dem Markt. Ich möchte zu diesem Punkt nicht zu weit ausholen, weil dieser sicherlich ein gesondertes Thema mit hoher Relevanz ist, aber um es kurz und prägnant zu sagen: ist man nicht im Web zu finden, bzw. nicht bei Google gelistet, dann existiert man nicht. Dies ist natürlich ein wenig überspitzt, weil es sicherlich in der “realen Welt” auch nach wie vor ausreichende Möglichkeiten gibt sich zu etablieren, aber ein Kunde, Auftraggeber oder Geschäftspartner wird nach Unternehmen, der Dienstleitung oder dem Produkt im Netz suchen und das auswählen, was er dort vorfindet.

Möchte man noch einen Schritt weitergehen und internationale Märkte erreichen, dann empfiehlt es sich seine Website in mehren Sprachen Online zu stellen. Um nicht in etwaig Fettnäpfchen zu treten, empfiehlt sich hier auf jeden Fall die zu Hilfenahme eines professionellen Dienstleisters für Webseiten-Übersetzungen, um seine Internetseite in die gewünschte Zielsprache übersetzen zu lassen. (vgl. Tradeo24)

4. Auftraggeber überprüfen

Dieser Punkt knüpft sich an den vorherigen Punkt an und lässt sich mit einem Satz auf einen Nenner bringen: “Googeln Sie Ihre Neukunden” (im B2B Bereich, z.T. auch bei Privatkunden). Manchmal kommen dabei auch nicht relevante oder themenfremde Informationen  zu Tage, dennoch kann man mit den richtigen Stichworten dadurch eine persönliche, subjektive Art von Schufa-Abfrage / Bontitätsprüfung erzielen. Zusätzliche gibt es spezielle Foren für bestimmte Wirtschaftsbereiche, wie am Beispiel der Übersetzungsbranche  die Yahoo Zahlungspraxis Gruppe,  welche dafür sehr nützlich sind, um Zahlungsausfällen, konsequenten Nicht-Zahlern und schwarzen Schafen vorzubeugen.

5. Qualität

Ohne Frage der Punkt der wirklich zählt und das A und O im Geschäftsleben ist. Das was Sie tun sollten Sie aus Überzeugung tun und vor allem gut, wenn nicht gar hervorragend beherrschen. Mit bestimmten Techniken und einer schönen Fassade gewinnt man vielleicht Kunden für einen Auftrag, aber langfristige Geschäftsbeziehungen sind nur durch Qualität zu entwickeln und zu pflegen. Natürlich klingt dies wie eine allgemeine Binsenweisheit, aber was soll man sagen, nur mit einer einwandfreien Dienstleistung, mit funktionierenden Produkten und ausgezeichneten Leistungen werden Kunden gerne und pünktlich eine positive Zahlungspraxis pflegen und langfristig für Wachstum sorgen.

Weitere Beiträge auf Zahlungspraxis:
» Umsatzsteuernummer Ausland prüfen
» Geld von Kreditkarte auf Girokonto überweisen
» Preise für Übersetzungen und merkwürdige Anfragen
» Amazon Rechnung Inkognito

Von Zahlungspraxis
Schlagworte Schlagwörter: , ,