Rechnungen richtig schreiben

Zum Thema Begleichung von Rechnungen und Zahlungsverzug wurde auf Zahlungspraxis.de schon des öfteren berichtet. Im Folgenden Beitrag geht es von daher um ein ebenso wichtiges Thema – die korrekte Rechnungsstellung – Was ist bei der Rechnungserstellung zu beachten, was gehört hinein und wo liegen gegebenenfalls die Fallstricke.

Wer als Unternehmen seine Waren oder seine Dienstleistungen an den Kunden gebracht hat, der möchte natürlich zufriedene Kunden haben, aber vor allem möchte jede Firma auch für ihre Leistungen bezahlt werden. So ist es von existenzieller Notwendigkeit, dass die Kunden Rechnungen erhalten und diese korrekt berechnet und auch geschrieben werden. Die Rechnung ist ein Geschäftsbrief und zählt zu den wichtigen Unterlagen, die man an den Kunden schickt, die man aber auch immer als Kopie abgelegt haben muss.

Die Rechnung – wichtige Bestandteile die enthalten sein müssen.

Natürlich gibt es für die Rechnung keine einheitliche Vorlage, die man als Unternehmen unbedingt nutzen muss. So kann man sein ganz spezielles Briefpapier nutzen, aber es gibt Bestandteile, die eine Rechnung unbedingt enthalten muss. Es gibt Pflichtangaben für Rechnungen bis 150 Euro und Pflichtangaben für alle Rechnungen, die eine höhere Rechnungssumme haben.

Bei einer kleinen Rechnung darf natürlich das Ausstellungsdatum nicht fehlen und auch der vollständige Name samt Anschrift der Firma muss angegeben werden. Angaben zur Dienstleistung oder Ware mit der Menge und einer kurzen Beschreibung sollten nicht vergessen werden. Hat man die Rechnungssumme geschrieben, dann darf auch der Steuerbetrag nicht fehlen, aber auch ein Hinweis darauf, dass diese kleine Rechnung steuerfrei ist, falls diese Rechnung nicht steuerpflichtig ist.

Mehr als 150 Euro – auch diese Rechnung muss wichtige Bestandteile enthalten

Natürlich muss auch die große Rechnung Ausstellungsdatum, den vollständigen Namen und die Anschrift der Firma enthalten. Und auch Name und Anschrift des Kunden sollten nicht vergessen werden. Dazu immer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Steuernummer. Jede Rechnung sollte auch immer eine Rechnungsnummer enthalten, die nur zu dieser Rechnung gehört. Wichtiger Bestandteil sind auch die Angaben zur Ware oder Dienstleistung, mit Menge und Beschreibung. Jetzt darf der Steuerbetrag nicht fehlen und auch Steuerbefreiungen sind einzutragen. Nicht fehlen dürfen auch Skonto oder Rabatt und andere vereinbarte Minderungen der Rechnungssumme.

Rechnungsvorlage Word
Besonderer Vorteil von Buchhaltungssoftware: Vorlagen lassen sich individuell anpassen. Hier am Beispiel einer Vorlage von Büro Easy in Microsoft Word

Wer jetzt als Neuunternehmer, Freiberufler oder Selbständiger an dieser Arbeit nicht verzweifeln möchte, dem kommt moderne Rechnungswesen Software schnell zu Hilfe. So ist man immer auf dem neuesten Stand und mit der Eingabe weniger Daten entstehen Rechnungen mit allen notwendigen (vorgeschriebenen!) Bestandteilen, die bei jedem Finanzamt anerkannt werden. Mit modernen Softwareprogrammen schnell erstellt, ist die Rechnung ist ein wichtiger Beleg für den erfolgreichen Unternehmer.

Tipps für Freiberufler bei der Rechnungsstellung

Ein Punkt, der mir persönlich hin und wieder auffällt, wenn ich selbst Rechnungen von anderen Freiberuflern erhalte, ist, dass ein wichtiges Detail fehlt – das Zahlungsziel. Dieses sollte in keinem Fall fehlen, anderenfalls bietet man so dem Rechnungsempfängen einen Freibrief, die Rechnung zu einem beliebigen Zeitpunkt zu zahlen.

Praxisbeispiel: Online Shop Rechnung

Dass das Thema der richtigen Rechnungsstellung nicht ganz trivial ist, haben wir erst kürzlich erleben können. Wir hatten bei Dawanda eine Kleinigkeit bestellt, die auch prompt per Rechnung geliefert wurde. Als wir die Rechnung dann begleichen wollten, suchten wir auf der Rechnung vergeblich nach einer Bankverbindung. Alles war soweit richtig gemacht, es war eine Rechnungsnummer vorhanden, eine Steuernummer, Anschrift und alle Positionen korrekt aufgeschlüsselt. Aber leider keine Kontonummer, Bankleitzahl oder ähnliches.

Da der Anbieter aber über eine Steuernummer verfügt, sowie bereits eine höher stellige Rechnungsnummer vergeben wurde, sollte man eigentlich davon auszugehen, dass dieser Fauxpas längst korrigiert sein sollte. Aber dennoch, ein gutes Beispiel aus der Praxis, dass man bei einer manuellen Rechnungserstellung einiges zu beachten hat.

Um all die angeführten Punkte immer einzuhalten ist in jedem Fall eine grundlegende Buchhaltungssoftware empfehlenswert, dann sind Rechnungen per Knopfdruck erstellt, und man muss nicht jedes Mal wieder von Neuem beginnen zu überlegen, was alles reingehört.

Wenn es doch einmal trotz ‚richtig geschriebener‘ Rechnung zu Problemen mit Nichtzahlern kommen sollte, der sollte sich folgende Beiträge auf Zahlungspraxis einmal anschauen:

Weiterführende Beiträge:

Was ist zu tun? » Einhaltung von Zahlungszielen – Wenn die Fälligkeit überschritten wird
Letzter Schritt, bei uneinsichtigen Kunden » Mahnverfahren – Wie komme ich an mein Geld