Umgang mit informellen Angebotsanfragen

An dieser Stelle ein kurzes Brainstorming zum Umgang mit informellen / anonymen Anfragen bei der Angebotserstellung für Übersetzer und Sprachdienstleister. Als Selbständiger und Unternehmer kennt man die Problematik, dass man eine Reihe von Anfragen per E-Mail oder Anfrageformular erhält, diese aber zum Teil bereits beim Anschreiben einen die Nase rümpfen lassen.

Gemeint sind Anfragen in der Form von „was kostet Dienstleistung XY“, aufgefüllt mit ein paar Eckdaten zum potentiellen Auftrag, aber ohne jegliche Kontaktinformationen. Wenn man berücksichtigt, dass E-Mail-Adressen heutzutage geradezu generisch erstellt werden können, und die Response-Rate auf das zugesendete Angebote gerade bei dieser Gruppe von Interessenten sehr gering ist, stellt man sich als Selbständiger allzu oft die Frage, ob man auf derartige Anfragen überhaupt eingehen sollte.

Was sind also zum ersten mögliche Ursachen, bzw. wer verbirgt sich hinter diesen Anfragen, und was sind zum zweiten potentielle Reaktionen, wenn überhaupt, auf solche Anfrage-Typen?

Angebotsanfrage
Angebotsanfrage

Eine erste Antwortmöglichkeit auf die Frage, wer ohne Anrede / mit einer sehr informeller Begrüßungsformel eine Anfrage tätigt, wäre eine Person, die einfach nur einen Schnell-Check der Marktpreise durchführen will, ohne sich Gedanken oder Zeit für eine konkrete Anfrageformulierung machen (zu wollen). Aus eigener Erfahrung ließe sich diese Gruppe als diejenige einstufen, die rein auf Preisfaktoren achtet, und zudem aufgrund der bereits sehr informellen Art der Anfrage (durch fehlende Begrüßungsformel / nur Nennung des Vornamens) keine erstrebenswerte Kundenkategorie darstellt. Selbst wenn man ein formelles Angebot im Anschluss abgibt, erfolgt zumeist entweder keine Antwort oder „das bekomme ich aber bei einem anderen Anbieter wesentlich billiger“ (wieder ohne Anrede & Co) als Antwort.

An dieser Stelle ist vielleicht latent schon herauszulesen, welche Handlungsreaktionen ich persönlich daraus ableite. Aufgrund der zahllosen Angebote, die ich gerade zu Beginn meiner Selbstständigkeit ausgestellt habe, kommt man nach einigen Jahren zu dem Schluss, dass man nur auf erfolgsversprechende Anfragen überhaupt eine Reaktion folgen lässt.

Handlungsempfehlungen zum Umgang mit informellen / anonymen Anfragen

Tipp 1: Abwägung. Anfragen allzu informeller Art, sollten zu aller erst abgewogen werden, ob man überhaupt ein Angebot abgeben möchte, wenn zeitgleich weitere vollständige E-Mail-Anfragen vorliegen. Damit spart man sich im weiteren Verlauf Ärger über keine oder eine Preis-Trotz-Reaktion in Form der im Blog vielfach beschworenen Mach-es-wer-auch-immer-Anbieter (vgl. u.a. Preisdumping bei Transkriptionen oder Preise für Übersetzungen und merkwürdige Anfragen).

Tipp 2: Fragen Sie nach den Kontaktdaten. Den aktuellen Bezug zum Beitrag möchte ich nicht ganz verleugnen, denn vor wenigen Tagen trat genau dieser Fall ein, dass uns eine wiederum informelle Anfrage erreichte, auf ich im Anschluss kurz einging und im weiteren darum bat, die Kontaktdaten bitte mitzuteilen. Eine Antwort blieb, wie erwartend, aus.

Tipp 3: Dienstleitung auf Website konkret beschreiben. Formulieren Sie auf Ihrer Website, welche Informationen für eine Angebotslegung erforderlich sind. Auch wenn dies im persönlichen Kontext der Fall ist, dass ausführlich alle Angaben aufgeführt sind, treffen dennoch die genannten Anfragetypen auf. Die Schlussfolgerung sollte dementsprechend wiederum in einer Abwägung bestehen, ob darauf überhaupt eingegangen werden sollte, oder wenn dann, eine gekürzte Information zur Dienstleistung gegeben werden. Ein durchdachtes Anfrageformular für Projektanfragen kann zudem äußerst hilfreich sein, um die Problematik von ungerichteten Anschreiben deutlich zu minimieren.

Um die Anfragen der informellen Art abschließend nicht in Gänze schwarzmalerisch zu illustrieren, sei an dieser Stelle noch auf die kombinierten Anfragen mit einer telefonischen Kontaktaufnahme zu nennen. Der persönliche Kontakt ist nach wie vor eines der sichersten und zugleich erfolgsversprechenden Anfrageformate. Wer nach einem Telefonat eine nicht allzu formell gestaltete E-Mail mit Bitte um eine Angebotsabgabe sendet, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit eher in Form einer Beauftragung konvertieren als diejenigen, die keinerlei persönlichen Kontakt aufnehmen.

Haben Sie als Selbständiger, Übersetzer oder Dienstleister im allgemeinen ähnliche Erfahrungen bei Angebotsanfragen über Ihre Website gemacht? Dann können Sie gern das nachfolgende Kommentarfeld für Ihre Gedanken zum Thema nutzen. Wir freuen uns Anregungen und Tipps!