Einhaltung von Zahlungszielen – Wenn die Fälligkeit überschritten wird

In mittelständischen und größeren Unternehmen gilt zumeist eine Zahlungsziel von 30 Tagen ab Rechnungsstellung. Wie verhält es sich aber, wenn man beispielsweise als Freiberufler, Einzelunternehmer oder im Speziellen als Übersetzer kürzere Zahlungsfristen auf seinen Angeboten und Rechnungen festsetzt?

Die Antwort dazu ist eigentlich ganz klar: die Fälligkeit einer Forderung tritt ein, wenn diese gemäß einem Vertrag, bzw. dem Angebot, überschritten wird. Ab diesem Zeitpunkt gerät der Schuldner in den Zahlungsverzug und der Gläubiger kann entsprechende Schritte einleiten.

Soweit zur allgemeinen Einleitung. Da ich von Zeit zu Zeit als Übersetzer leider auf das geschilderte Problem treffe, dass Kunden trotz eines im Angebot vereinbarten Zahlungsziels nach Überschreitung der Fälligkeit auf einmal lapidar schreiben, dass die Buchhaltung die Rechnung fristgerecht nach 30 Tagen überweisen wird, möchte ich im Folgenden kurz ein paar subjektive Gedanken dazu verlieren.

Zum ersten ist zu sagen, dass sicherlich eine strikte Einhaltung von Zahlungsfristen (leider) aus meiner Erfahrung in den ca. 50% der Fälle nicht zutreffend ist. Schätzungsweise die Hälfte der Kunden überweist mit einem Verzug von einigen Tagen / einer Woche. Dies ist sicherlich in gewisser Weise akzeptabel, aber im Umkehrschluss, wenn man die Dienstleistung oder Ware auch mit einem entsprechenden Verzug liefern würde, dann würde der Kunde direkt die ‚Nicht-Einhaltung‘ abmahnen. Dass in manchen Fällen, insbesondere bei Institutionen, ein Verwaltungsapparat an der Überschreitung der Fälligkeit und nicht fristgerechten Zahlung ‚Schuld‘ ist, mag auch sein, aber warum wird dies nicht im Voraus geklärt, bei Übermittlung und Bestätigung des Angebotes?

Die Zahlungserinnerung

Ich persönlich wende mich nach Überschreitung von ca. 1 Woche nach der Fälligkeit an den Kunden, entweder in Form einer schriftlichen  Zahlungserinnerung oder je nach Art des vorherigen Kontakts per E-Mail oder per Telefon. Als ich dies kürzlich wieder einmal tun musste, und die Antwort des Kunden auf das Eingangs beschriebene 30-Tage Zahlungsziel von ‚größeren‘ Unternehmen hinwies, fand ich dieses Verhalten schon ein wenig arrogant. Warum? Weil es in diesem speziellen Einzelfall um eine Eillieferung ging, in der die Einhaltung der Frist für die  Lieferung oberste Priorität hatte und im Angebot ein Zahlungsziel von 15 Tagen vereinbart worden war. Nun ja.

Da es in diesem Blog um persönliche Erfahrungsberichte geht, Meinungen und Gegenmeinungen, und das Ganze möglichst auf einem allgemeinen Level, auf dem der Sachverhalt auf eine subjektive Art und Weise dargestellt wird, hier noch ein paar Gedanken dazu. Die Zahlungsfrist von 30 Tagen ist sicherlich bei größeren Unternehmen verwaltungstechnisch begründet. In solchen ist aber auch eine entsprechende Liquidität gegeben, dass von diesen selbst in Rechnung gestellten Leistungen nach 1 Monat erst fällig werden. Um beim Beispiel eines Übersetzers zu bleiben, denke ich auch, dass bei größeren Agenturen ebenfalls 30 Tage zutreffend sind. Unabhängig davon liegt aber die Festlegung der Fälligkeit einer Forderung in der Hand des Dienstleisters (Gläubigers) – ein Rechnungsbetrag kann auch durchaus als ‚sofort fällig‚ ausgewiesen werden. Inwiefern dies sinnvoll ist bleibt dahingestellt.

Warum Zahlungsziele trotz vorheriger (vertraglich) festgelegter Vereinbarungen nicht eingehalten werden (können), kann vielfältige Ursachen haben. Meine persönliche Einstellung dazu ist allerdings, dass dies in gewisser Weise schlicht keine gute Zahlungspraxis ist, wenn man Fälligkeiten trotz (schriftlich) vereinbarter Zahlungsziele nicht einhält und mit einem lapidaren Verweis auf die hausinternen Fristen abtut.

Vorgehensweise beim Zahlungsverzug des Kunden

Zusammenfassend ist zu sagen, dass man sich auch als kleiner Dienstleister / Unternehmer nicht damit abgeben sollte – wenn man nicht über die entsprechende Liquidität verfügt, um 30 Tage+ Zahlungsziel finanziell zu überbrücken (und sich beispielsweise Geld von Kreditkarte überweist), welche zumal nicht selbst bestätigt wurden – dass man an den vereinbarten Fristen festhalten sollte und dem auch Nachdruck verleihen sollte (muss). In Einzelfällen sind sicherlich gesonderte Konditionen möglich, aber letztendlich erwartet der Kunde ebenfalls eine vereinbarungsgemäße Lieferung der Dienstleistung oder Ware, warum sollte man umgekehrt dies nicht auch für die Begleichung der Forderung erwarten dürfen?

Um lange Wartezeiten auf den Zahlungseingang von Kundenseite zu vermeiden, empfiehlt es sich immer fristgerecht an die Einhaltung der Zahlungsfrist zu erinnern. Hier noch ein Auszug von Mahnung-Online, wo die Fälligkeit in klaren Worten nochmal definiert wird:

Unter Fälligkeit versteht man den Zeitpunkt, ab dem der Gläubiger vom Schuldner verlangt bzw. verlangen kann, seine Forderung (z.B. Rechnung) zu begleichen. Die Fälligkeit kann sich aus einem Vertrag ergeben, in dem z.B. festgelegt wird, wann der eine Vertragspartner die Leistung des anderen zu bezahlen hat. Ebenfalls kann die Fälligkeit einer Forderung durch eine Rechnung bestimmt werden. Auf dieser kann vermerkt werden, dass der Rechnungsbetrag sofort fällig ist, es kann aber auch mit Zahlungsbedingungen vereinbart werden, dass die Fälligkeit erst ab einem bestimmten Datum eintritt (fällig am 20.07.).

Quelle: http://www.mahnung-online.de/mahnverzug.html Zugriff: 14.01.2011

Kunden, die zu spät oder gar nicht zahlen, gefährden die Existenz einer Firma

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt? Kurztipps

• Haken Sie immer nach. Das Verschleppen vom Rechnungen ist (leider) ein probates Mittel allzu vieler Kunden.
• Setzen Sie klare Fristen. Anderenfalls geben Sie jedem einen Freifahrtschein, bis wann eine Rechnung beglichen werden kann. Konkretes Datum benennen.
• Konsequenzen benennen. Bei einer deutlichen Überschreitung der Zahlungsfrist ohne nachvollziehbaren Grund, konkrete Angabe, dass man die Forderung beim zuständige Mahngericht einreicht.
• Sprechen Sie mit dem Kunden. Ähnlich zu Punkt eins – bleiben Sie am Ball, denn nur so machen Sie darauf Aufmerksam, dass die ausstehenden Beträge zeitnah beglichen werden.

Ein sehr interessantes Interview zum Thema Zahlungsmoral gab es im KMU-Portal Schweiz zu lesen: „Kunden, die zu spät oder gar nicht zahlen, gefährden die Existenz einer Firma“ zu lesen. So wird unter anderem ein wesentlicher Knackpunkt, dem gerade Selbständige und Einzelunternehmer gegenüberstehen, aufgenommen:

Von der Rechnungsstellung bis zur 2. Mahnung vergehen oft gut und gerne 120 Tage. Eine lange Frist, die mitunter existenzbedrohende Liquiditätsengpässe schaffen kann. Was halten Sie von der Verkürzung der Zahlungsfristen von 30 auf 10 Tage?

Das zusammenfassende Fazit besteht darin, dem Kunden, etwas harsch gesagt, klare Grenzen aufzuzeigen. Auch wenn der Kunde immer König ist, bei der Begleichungen von Leistungen sollten hier klare Richtlinien bestehen und diese vor allem auch durchgesetzt werden. Bei Überschreitung der Fälligkeit muss hier bereits angesetzt werden und das Mahnwesen greifen.

Bei notorischer Zahlungsverschleppung empfiehlt sich gerade für kleine Unternehmen, Einzelunternehmer oder Freiberufler ein etwas probates Mittel: Nach Überschreitung der Fälligkeit ein dezenter, wenngleich bestimmter Hinweis, dass die Forderung beim zuständigen Mahngericht eingereicht wird. Schlussendlich tut man sich keinen Gefallen damit, Kunden einen Freibrief für eigens gesetzte Zahlungsziele zu geben, was leider allzu häufig entsprechend ausgenutzt wird.

Hierzu ein kurzer persönlicher Einschub, wie es beispielsweise Amazon handhabt. Hier wird nicht, wie bei manch anderem Versandhaus der klassische mehrstufige Mahnweg gewählt, sondern nach einmaliger Erinnerung das Kundenkonto vorübergehend gesperrt. Dies zeigt dem Kunde klar an, dass Handlungsbedarf besteht und das die erbrachte Leistung beglichen werden muss. Ohne Wenn und Aber. Ein aus Unternehmersicht angebrachtes Vorgehen, wenn Zahlungsziele regelmäßig ignoriert werden.